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Teilnahme- und Reisebedingungen für die Teilnahme im Deutschen Kontingent zum World Scout Moot 2025 in Portugal
v2.0 vom 01.011.2024 (gilt für Anmeldungen ab 01.11.2024)
1 Veranstalter
Ring deutscher Pfadfinder*innenverbände e.V (rdp)
vertreten durch Alexander Schmidt, Sebastian Becker, Leah Albrecht, Susanne Rüber, Naima Hartit
Chausseestraße 128/129
10115 Berlin
Telefonnummer Büro: +49 30 288789535
1.1 Organisation/Kontakt: Organisatorische Ansprechpartnerin ist neben dem Veranstalter, die Kontingentsleitung (KL) des Deutschen Kontingents zum World Scout Moot 2025, namentlich Nicole Leitinger, David Meyer, Regina Schottroff und Andreas Weinberg. Die Kontingentsleitung ist wie folgt zu erreichen:
E-Mail: moot@rdp-bund.de
Weitere Kontaktdaten befinden sich auf der Homepage: worldscoutmoot.de
2 Reisezeitraum
Für das deutsche Kontingent findet ein verbindliches Vorbereitungstreffen vom 07.-09.02.2025 im Theresianum in Mainz statt (Oberer Laubenheimer Weg 58, 55131 Mainz).
Ab 21.07.2025 ist eine Anreise für alle zu einem Vortreffen möglich. Diesem schließt sich das vom portugiesischen Pfadfinder*innenverband organisierte World Scout Moot vom 25.07. bis zum 03.08.2025 an. Path Leader reisen am 23.07. an, die erweiterte Kontingentsleitung und die ISTs am 24.07. Die Abreise vom World Scout Moot findet am 03.08.2025 statt. Zusätzlich haben die Teilnehmenden, die Mitglieder des International Service Teams (im weiteren IST genannt) sowie die erweiterte Kontingentsleitung die Möglichkeit eine optionale Nachtour (03.08 bis zum 10.08.2025) dazu zu buchen.
3 Reiseziel, Reiseform
Das Reiseland für das World Scout Moot, sowie Vor- und Nachtour ist Portugal. Das World Scout Moot setzt sich aus zwei Teilen zusammen: Reisephase in Kleingruppen (Paths) und gemeinsames Hauptlager (Maincamp). Die Paths finden auf dem Festland und den landeszugehörigen Inseln statt. Nach Abschluss der Planungen auf Seiten der World Scout Moot Organisatoren werden genaue Reisedetails bekannt gegeben. Zur Vorbereitung wird es ein Präsenztreffen in Deutschland geben. Barrierefreiheit kann nicht für alle Bereiche und Veranstaltungsorte garantiert werden.
Die Teilnahme am World Scout Moot 2025 unterscheidet sich je nach Rolle im Deutschen Kontingent. Es gibt jeweils Reisepakete für:
- Teilnehmende
Die Anmeldung erfolgt als Einzelperson.
Die An- und Abreise erfolgt eigenverantwortlich und in Eigenregie.
Die Teilnehmenden sind Konsumenten des Moots. Sie tragen für sich die Verantwortung und fahren aufs Moot um neue Freundschaften zu knüpfen und eine unvergessliche Zeit zu erleben.
- International Service Team (IST)
Die Anmeldung erfolgt als Einzelperson.
Die Anreise- und Abreise erfolgt eigenverantwortlich und in Eigenregie.
Die ISTs sind die Helfer*innen vor Ort. Sie arbeiten gerade dort, wo sie benötigt werden und sorgen dafür, dass die Teilnehmenden ein unvergessliches Erlebnis haben.
- Path Leader
Die Anmeldung erfolgt wahlweise als Einzelperson oder als Team. Zusätzlich ist die Anmeldung über das Path Leader System der Portugiesen nötig.
Die An- und Abreise erfolgt eigenverantwortlich und in Eigenregie.
Path Leader sind Teilnehmende und organisierten zusätzlich in Teams den ersten Teil des Moots die Paths.
- Die (erweiterte) Kontingentsleitung
Die Anreise der eKL erfolgt eigenverantwortlich und in Eigenregie.
Der Kern der Kontingentsleitung wurde von der Ringversammlung des rdp eingesetzt. Diese können je nach Kontingentsgröße noch Personen als Unterstützer*innen zur KL hinzuziehen.
4 Kosten
- Teilnehmende
| Ohne Nachtour: Beinhaltet: Vorbereitungstreffen, Vorlager, Hauptlager, 2 Aufnäher, Porto Card |
| 1.1 Teilnehmende | 1.475,00 € |
| Mit Nachtour: Beinhaltet: Vorbereitungstreffen, Vorlager, Hauptlager, 2 Aufnäher, Porto Card, Nachtour |
| 2.1 Teilnehmende | 1.645,00 € |
- International Service Team (IST) / eKL
| Ohne Nachtour: Beinhaltet: Vorbereitungstreffen, Vorlager, Hauptlager, 2 Aufnäher, Porto Card |
| 3.1 IST | 1.255,00 € |
| Mit Nachtour: Beinhaltet: Vorbereitungstreffen, Vorlager, Hauptlager, 2 Aufnäher, Porto Card, Nachtour |
| 4.1 IST | 1.425,00 € |
- Pathleader
| Ohne Nachtour: Beinhaltet: Vorbereitungstreffen, Vorlager, Hauptlager, 2 Aufnäher, Porto Card |
| 5.1 Pathleader | 800,00 € |
| Mit Nachtour: Beinhaltet: Vorbereitungstreffen, Vorlager, Hauptlager, 2 Aufnäher, Porto Card, Nachtour |
| 6.1 Pathleader | 970,00 € |
4.1 NICHT im Teilnahmebeitrag enthalten sind persönliche Ausgaben während der Reise, sowie An- und Abreise nach Portugal. Weiterhin NICHT enthalten sind eine Reiserücktrittsversicherung, eine Gepäckversicherung und eine Auslandskrankenversicherung.
4.2 Sollten sich nach Bestätigung der Anmeldung durch den rdp wesentliche Umstände ändern, insbesondere Beförderungskosten, Flughafengebühren, Steuern oder Wechselkurse, oder sollten sonstige Änderungen am Programm vorgenommen werden müssen, behält sich der rdp vor, den Teilnahmebeitrag um den jeweiligen Erhöhungsbetrag anzupassen. Ab dem 20. Tag vor Reiseantritt ist eine Preiserhöhung unzulässig. Überschreitet der Erhöhungsbetrag 5 % des ursprünglich vereinbarten Preises, ist der*die Teilnehmer*in nach Maßgabe von Ziff. 9.3 berechtigt, vom Vertrag zurückzutreten.
5 Zahlungsfristen
Der Teilnahmebeitrag richtet sich nach der gewählten Teilnahmevariante (s.o. Ziff. 2, Reisezeitraum) und nach der Funktion des*der Teilnehmers*Teilnehmerin im Kontingent.
Das SEPA-Lastschriftverfahren wird nach folgendem Plan eingezogen. Der Einzug erfolgt am 5. des jeweiligen Monats bzw. am darauffolgenden Werktag. Der Beitrag kann nur durch SEPA-Lastschriften entrichtet werden. Hierfür ist die Erteilung eines SEPA-Basis-Lastschriftmandates erforderlich. Bei Anmeldung nach dem 01.09. erfolgt der Einzug der ersten Rate zusammen mit der zweiten Rate.
| | Februar 2024 | März 2024 | Mai |
| Teilnehmende | 500€ | 475€ | 500€ |
| IST | 500€ | 255€ | 500€ |
| Path Leader | 500€ | 300€ | |
| zzgl. bei gebuchter Nachtour | | 170€ | |
6 Teilnahmebedingungen
6.1 Altersgrenze
Teilnehmende und Path Leader müssen zwischen dem 26.07.1999 und 25.07.2007 geboren sein. Ältere Teilnehmende können nur als IST oder Teil der eKL am World Scout Moot 2025 teilnehmen und damit die Durchführung unterstützen.
6.2 Verbandsmitgliedschaft
Eine aktive Mitgliedschaft in einem der folgenden Pfadfinder*innenverbände ist Voraussetzung für die Teilnahme:
- Bund der Pfadfinderinnen und Pfadfinder e.V. (BdP),
- Bund Muslimischer Pfadfinderinnen und Pfadfinder Deutschlands e.V. (BMPPD),
- Deutsche Pfadfinderschaft Sankt Georg (DPSG),
- Pfadfinderinnenschaft Sankt Georg (PSG) e.V.,
- Verband Christlicher Pfadfinder*innen (VCP) e.V.
6.3 Prävention
Alle Teilnehmenden, ISTs, Path Leader und die (erweiterte) Kontingentsleitung sind verpflichtet bis zum 31. Januar 2025 einen Nachweis über ein einwandfreies erweitertes Führungszeugnis auf die Anmeldeplattform zur Einsicht hochzuladen, welches zum Beginn der Veranstaltung maximal 3 Jahre alt ist. Ein relevanter negativer Eintrag führt zum Ausschluss von der Reise. Hier gelten die allgemeinen Rücktrittsregelungen aus Absatz 11. Diese Nachweise werden je nach Verband durch die Landes- und/oder Bundesgeschäftsstellen ausgestellt.
Alle Teilnehmenden, ISTs, Path Leader und die (erweiterte) Kontingentsleitung sind verpflichtet an mindestens einer (digitalen) Präventionsschulung des deutschen World Scout Moot Kontingentes teilzunehmen, oder einen Nachweis über eine vergleichbare Präventionsschulung vorzulegen. Die Kontingentsleitung behält sich vor die eingereichte Präventionsschulung zu prüfen und Nachbesserung zu verlangen. Eine Nichtteilnahme führt zum Ausschluss von der Reise. Hier gelten die allgemeinen Rücktrittsregelungen aus Absatz 11.
6.4 Außenwirkung
Alle Mitglieder des deutschen Kontingents vertreten deutsches Pfadfinden im Sinne des rdp am World Scout Moot in einem internationalen Kontext. Hierzu zählt explizit das Tragen von Ringekluft und Ringhalstuch anstatt der Verbandskluften und -trachten. Alle Mitglieder des deutschen Kontingents tragen die Verantwortung der allgemeinen Außenwirkung des rdp und seiner Mitgliedsverbände nicht zu schaden. Verhalten, das gegen die pfadfinderischen Grundsätze und die Beschlüsse der Mitgliedsverbände verstößt kann die Kontingentsleitung in Rücksprache mit dem rdp-Vorstand den Ausschluss des verantwortlichen Kontingentsmitglieds von der Veranstaltung im Sinne von Absatz 12 veranlassen. Welches Verhalten explizit die Außenwirkung schädigt, entscheidet im Einzelfall die Kontingentsleitung in Rücksprache mit dem rdp-Vorstand.
6.5 Reisedokumente
Der*Die Teilnehmer*in ist selbst dafür verantwortlich, die erforderlichen Reisedokumente und Einreisegenehmigungen zu beschaffen. Deutsche Staatsangehörige benötigen für die Einreise einen für die Dauer des Aufenthaltes gültigen Reisepass oder Personalausweis. (Siehe dazu: https://www.auswaertiges-amt.de/de/ReiseUndSicherheit/portugalsicherheit/210900#content_3). Nicht deutsche Staatsbürger*innen informieren sich bitte rechtzeitig, welche Dokumente sie benötigen.
7 Anfertigung von Bild- und Tonaufnahmen
7.1 Der rdp wird die Veranstaltung und die Vorbereitungstreffen mit Bild- und Tonaufnahmen dokumentieren. Die Parteien vereinbaren in diesem Zusammenhang, dass Fotograf*innen, die vom Veranstalter ausgewählt und beauftragt werden, Lichtbilder und Videos des*der Teilnehmenden aufnehmen dürfen.
7.2 Für die Aufnahme und Nutzung wird keine inhaltliche, zeitliche oder räumliche Beschränkung vereinbart. Zulässig ist die Nutzung insbesondere für folgende Zwecke:
- Veröffentlichung in den Medien der Mitgliedsverbände (z.B. Zeitschrift, Newsletter)
- Veröffentlichung in der Presse (z.B. Pressefotos)
- Veröffentlichung im Internet (z.B. auf den Homepages des Veranstalters oder eines Mitgliedsverbands oder den jeweiligen Auftritten bei Facebook, Instagram etc.)
- Veröffentlichung in Werbemedien des Veranstalters oder eines Mitgliedsverbands (z.B. Flyer/Plakate)
7.3 Der rdp ist berechtigt, die Aufnahmen innerhalb von Fotomontagen unter Entfernung oder Ergänzung von Bildbestandteilen bzw. für verfremdete Bilder (keine Entstellung) der Originalaufnahmen zu benutzen.
7.4 Der rdp ist berechtigt, aber nicht verpflichtet, die Aufnahmen den Mitgliedsverbänden unentgeltlich für die aufgezählten Zwecke zur Verfügung zu stellen.
7.5 Der*Die Teilnehmer*in überträgt dem rdp und dessen Mitgliedsverbänden, den Organisator*innen des World Scout Moot (Portuguese Scout Federation)und WOSM alle Rechte, die zur Ausübung der aufgeführten Nutzungsrechte erforderlich sind. Die Übertragung erfolgt örtlich und zeitlich unbeschränkt, unwiderruflich und nicht ausschließlich. Eine gesonderte Vergütung erfolgt nicht.
7.6 Eine Person kann jederzeit verlangen, dass Fotos, Videoclips oder die Audio-Berichterstattung über sie von den Webseiten und den sozialen Netzwerken von rdp-Kanälen entfernt werden. Diese werden dann zukünftig nicht mehr verwendet.
7.7 Bei Fragen zu der Anfertigung von Bild- und Tonaufnahmen und zu deren Verwendung kann sich der*die Teilnehmer*in an die E-Mail-Adresse moot@rdp-bund.de wenden.
8 Anmeldung und Vertragsschluss
Die Anmeldung ist bis zum 17.01.2025 über die Website https://worldscoutmoot.de/anmeldung möglich, sollten noch Plätze verfügbar sein.
Bei Personen, die zum Zeitpunkt der Anmeldung das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet haben, muss die Anmeldung durch alle gesetzlichen Vertreter*innen vorgenommen sein. Ein Vertrag über die Teilnahme kommt erst dann zustande, wenn der rdp die Anmeldung in Textform (z.B. per E-Mail) bestätigt.
9 Rücktritt des*der Teilnehmer*in vor Leistungsbeginn
9.1 Der*Die Teilnehmer*in kann jederzeit vor Beginn der Reise von dem Vertrag zurücktreten. Der Rücktritt ist schriftlich gegenüber dem rdp zu erklären.
9.2 Erklärt der*die Teilnehmer*in den Rücktritt, so verliert der rdp den Anspruch auf Zahlung des Teilnahmebeitrages. Stattdessen kann der rdp eine angemessene Entschädigung verlangen, sofern der Rücktritt nicht vom rdp zu vertreten ist. Die Höhe der Entschädigung ist pauschaliert wie folgt:
- Ab Online-Anmeldung ist ein Rücktritt ohne Entschädigungskosten 14 Tage möglich.
- Nach Ablauf der 14 Tage beträgt die Entschädigungssumme den kompletten Teilnahmebetrag.
Dem*Der Teilnehmer*in bleibt der Nachweis unbenommen, dem rdp sei durch den Rücktritt kein Schaden entstanden oder der Schaden sei wesentlich geringer als die oben genannten Pauschalsätze.
Im Falle eines Rücktritts kann die Reise auf andere Personen übertragen werden. Die Frist hierfür ist der 01.02.2025. Voraussetzung hierfür ist, dass die Person, auf die die Reise übertragen wird, die Teilnahmebedingungen erfüllt und mit dem gewählten Reisepaket reisen wird.
9.3 Wenn der rdp von der ihm eingeräumten Möglichkeit Gebrauch macht, den Teilnahmebeitrag um mehr als 5 % gegenüber dem ursprünglich geltenden Preis zu erhöhen, und erklärt der*die Teilnehmer*in deshalb den Rücktritt, ist eine Entschädigung nicht geschuldet; der*die Teilnehmer*in schuldet aber Ausgleich für Teilleistungen, die er bis zum Rücktritt in Anspruch genommen hat. Das gleiche gilt für den Fall, dass der*die Teilnehmer*in mit ergänzenden Bedingungen, die der rdp aufgrund von Vorgaben des portugiesischen Veranstalters weiterreichen muss, nicht einverstanden ist.
9.4 Der rdp behält sich das Recht vor, anstelle der Entschädigung nach Ziff. 8.2 Schadensersatz zu verlangen, soweit er nachweisen kann, dass aufgrund des Rücktritts oder des Nichtantritts der Reise wesentlich höhere Aufwendungen oder ein wesentlich höherer Schaden entstanden sind.
10 Kündigung und Rücktritt durch den rdp
10.1 Der rdp ist berechtigt, den Vertrag ohne Einhaltung einer Frist zu kündigen, wenn der*die Teilnehmer*in nachhaltig gegen seine*ihre im Reisevertrag und diesen Reisebedingungen vereinbarten Pflichten verstößt oder sonst durch sein*ihr Verhalten die Durchführung und den Erfolg der Veranstaltung nachhaltig gefährdet.
Das ist insbesondere der Fall, wenn
- die Bedingungen zur Prävention aus Absatz 6.3 nicht erfüllt sind,
- der Außenwirkung, s. 6.4, geschadet wird,
- der*die Teilnehmer*in gegen die Satzung seines Mitgliedsverbandes, s. 6.2, verstößt, die Mitgliedschaft aufgibt oder sie verliert.
10.2 Alle Teilnehmenden und ISTs müssen den Code of Conduct der portugiesischen Veranstalter*innen befolgen und alle ihnen zugewiesenen obligatorischen Vorbereitungskurse absolvieren. Weitere Informationen dazu findet man unter https://worldscoutmoot.pt/. Alle Beteiligten müssen auch in Übereinstimmung mit dem portugiesischen Recht handeln. Schwerwiegende oder wiederholte Verstöße können zum Ausschluss von der Reise ohne Entschädigung führen. Schwerwiegende Verstöße gegen portugiesisches Recht können auch den örtlichen Behörden gemeldet werden.
10.3 Die Kündigung ist nur zulässig, wenn die Kontingentsleitung den*die Teilnehmer*in zuvor in Textform (z.B. durch eine E-Mail oder ein Schriftstück) abgemahnt hat und der*die Teilnehmer*in sein Fehlverhalten dennoch fortsetzt. Eine vorherige Abmahnung ist nicht erforderlich in Fällen gröbsten Fehlverhaltens, in denen eine sofortige Aufhebung des Vertrages auch unter Berücksichtigung der Interessen des Teilnehmers*der Teilnehmerin gerechtfertigt ist.
10.4 Der rdp ist zur Kündigung des Vertrages weiter dann berechtigt, wenn Lastschriften nicht eingelöst werden oder ihnen widersprochen wurde und auch nach schriftlicher Mahnung der fällige Teil des Teilnahmebeitrags nicht innerhalb von zwei Wochen überwiesen wurde.
10.5 Im Falle der Kündigung nach Ziff. 10.1 und 10.2 behält der rdp den Anspruch auf den Teilnahmebeitrag. Er muss sich jedoch den Wert ersparter Aufwendungen sowie die Vorteile anrechnen lassen, die aus einer anderen Verwendung nicht in Anspruch genommener Leistungen erlangt werden, einschließlich evtl. erlangter Erstattungen durch Leistungsträger. Die Geltendmachung weiteren Schadensersatzes seitens des rdp bleibt vorbehalten; dies gilt insbesondere für Mehrkosten für die Rückbeförderung des Teilnehmers*der Teilnehmerin.
10.6 Der rdp behält sich vor, in folgenden Fällen vom Vertrag zurückzutreten:
- Absage des World Scout Moot 2025 durch den portugiesischen Veranstalter (Portuguese Scout Federation – Federação Escutista de Portugal)
- höhere Gewalt; hierzu zählen auch Einreise- bzw. Ausreisebeschränkungen sowie sonstige staatliche Anordnungen
- Im Falle des Rücktritts durch den rdp verliert der rdp den Anspruch auf den Teilnahmebeitrag. Er kann jedoch vom Teilnehmenden eine angemessene Entschädigung bis zur Höhe, der ihm bis zum Rücktritt entstandenen Kosten und Aufwendungen verlangen.
11 Schlussbestimmungen
11.1 Die Vertragsdurchführung unterliegt ausschließlich deutschem Recht.
11.2 Änderungen des Vertrages bedürfen der Schriftform. Mündliche Nebenabreden sind nicht getroffen.
12 Salvatorische Klausel
Sollten einzelne Bestimmungen des Vertrages oder der vorliegenden Reisebedingungen unwirksam oder nichtig sein oder werden, so wird die Wirksamkeit des Vertrages und der übrigen Bedingungen hiervon nicht berührt. Die Parteien werden in einem solchen Fall unter Berücksichtigung des Gesetzes eine Vereinbarung treffen, die der unwirksamen oder nichtigen Klausel wirtschaftlich nahekommt. Dasselbe soll für den Fall gelten, dass im Vertrag eine Regelungslücke offenbar wird.
